Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Bergkamen nimmt die beabsichtigte Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zur Kenntnis.
Sachdarstellung:
Die Verwaltung
plant die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle (ZVS) für die effiziente
und rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren nach nationalem und
europäischem Vergaberecht.
Aufgrund der in den
vergangenen Jahren deutlich veränderten vergaberechtlichen Vorgaben,
insbesondere der Pflicht zur elektronischen Abwicklung der Vergabeverfahren,
besteht die dringende Notwendigkeit das vergaberechtliche Fachwissen innerhalb
der Stadtverwaltung zu bündeln. Durch eine zentrale und einheitliche Abwicklung
eines formalen Vergabeverfahrens wird ebenso dem Grundsatz der
Korruptionsprävention Rechnung getragen. Gem. § 19 Abs. 1
Korruptionsbekämpfungsgesetz sind die Leiterinnen und Leiter der öffentlichen
Stellen verpflichtet, dem Grad der jeweils gegebenen Korruptionsgefährdung
entsprechende Maßnahmen zur Prävention zu treffen.
Sowohl die
grundsätzliche Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt
Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) als auch
die Erfahrungen vieler Kommunen verdeutlichen, dass eine ZVS, die unabhängig
von den jeweiligen Bedarfsstellen organisiert ist, am besten geeignet ist die
Ziele der rechtssicheren Verfahrensführung und Korruptionsprävention zu
erreichen.
I. Ausgangspunkt und Ziel
Die
Vergabeverfahren sind derzeit bei der Stadt Bergkamen überwiegend dezentral
organisiert. Die Fachämter führen entsprechend des festgestellten Bedarfs die
Vergabeverfahren autark durch. Im Bereich der Bauverwaltung werden die
Vergabeverfahren partiell gebündelt. Diese Organisationsform birgt Risiken,
wird zunehmend ineffizienter und wird durch die Verpflichtung zur
elektronischen Abwicklung der Verfahren zunehmend aufwändiger.
Es fehlt an einer
Stelle, an welcher alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt
bearbeitet und entschieden werden. Zu unterscheiden sind die vergaberechtlichen
von den „fachlichen“ Fragestellungen. Die vergaberechtlichen Fragen stellen
sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig
von dem sachlich/ fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Durch
die dezentrale Organisation und zunehmende Komplexität des Vergabewesens kann
eine einheitliche Anwendung der relevanten vergaberechtlichen Vorschriften
nicht gewährleistet werden.
Angesichts der
wirtschaftlichen Auswirkungen ist dem Vergaberecht und den Vergabeprozessen ein
bedeutender Stellenwert beizumessen. Das Vergaberecht sollte allgemein als
besonderes Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen
verstanden werden. Rückwirkungen ergeben sich insbesondere auch für
Fördermittelverfahren.
Im Rahmen der
überörtlichen Prüfung der Stadt Bergkamen durch die gpaNRW erfolgte bereits in
den vergangenen Jahren eine Empfehlung zur Verbesserung des Vergabewesens und
der Korruptionsprävention durch Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle. Auch
in dem Bericht für das Jahr 2020 findet sich die Empfehlung zur Einrichtung
einer ZVS zur Anpassung des Verfahrens. Der Bericht enthält ebenso die bereits
konkret gefassten Zielvorstellungen über die Einrichtung der ZVS.
Im interkommunalen
Vergleich ist eine ZVS mittlerweile zum Standard moderner
Verwaltungsorganisation geworden.
Angestrebtes Ziel
ist daher die Einrichtung einer ZVS. Bei der Betrachtung des angesteuerten
Ziels sollen die Rechtmäßigkeit der Verfahren, der Schutz der Mitarbeiter, der
Schutz der Kommune vor finanziellen Schäden und eine optimale Organisation und
Steuerung der Abläufe im Vordergrund stehen. Bei Vergabeverfahren handelt es
sich um streng formale Verfahren. Ein rechtmäßiges sowie rechtssicheres Handeln
ist zu gewährleisten. Formale Verfahren bedürfen einer einheitlichen
Abwicklung. Insbesondere der Dokumentation kommt ein erheblicher Stellenwert
zu. Rechtliche Problematiken werden zentral gebündelt und bearbeitet. Die
Einrichtung einer ZVS führt zu einer Funktions- und Aufgabentrennung in der
Verwaltungsarbeit, operative und strategische Elemente werden getrennt. Ein
wirksames Mittel zur Korruptionsprävention ist die grundsätzliche Trennung von
Planung und Vergabe öffentlicher Aufträge. Eine solche Trennung ist allein
durch eine zentrale Organisation des öffentlichen Auftragswesens möglich.
Das Vergaberecht
zeichnet sich immer mehr durch vielfältige Dokumentationspflichten aus,
hinzukommen die Pflichten zur Erfassung statistischer Daten.
Die übergeordneten Ziele einer ZVS umfassen
insbesondere:
•
eine vollständige und medienbruchfreie Abwicklung des Vergabeprozesses
• die Rechtssicherheit im
Vergabeverfahren
• eine Qualitätssicherung und
Qualitätssteigerung durch Definition und Einhaltung von einheitlichen Standards
• die Korruptionsprävention
und den Schutz der einzelnen Mitarbeiter.
Um diese Ziele zu
erreichen oder zu stärken, ist eine Zentralisierung des Vergabewesens
erforderlich. Daran knüpft die Notwendigkeit einer Softwarelösung zur
medienbruchfreien Abwicklung des Vergabeverfahrens an. Mit diesen
Umstrukturierungen werden die Empfehlungen der gpaNRW umgesetzt.
II. Ablauf und Organisation
Mit Beschluss vom
28.04.2020 stimmte der Verwaltungsvorstand, auf Vorschlag des Dezernat III, der
Einrichtung einer ZVS als neues Sachgebiet im Stadtamt 30 – Rechtsamt zu. Der
Beschlussfassung ging eine Konzeptvorstellung voran.
Im Rahmen einer
Dienstanweisung sind der Ablauf des Verfahrens und die Zuständigkeiten der
Fachbereiche und der ZVS zu regeln. Insbesondere sind die Wertgrenzen zur
Durchführung der einzelnen Verfahrensarten festzulegen.
Durch die
Zentralisierung der Vergabeverfahren ist eine Gremienbeteiligung nicht mehr
möglich. Ohnehin konnte bereits jetzt eine rechtmäßige Zuschlagserteilung nicht
durch ein kommunales Gremium verhindert werden, ohne eine persönliche Haftung
der ehrenamtlichen Rats- und Ausschussmitglieder zu riskieren.
Das Erfordernis von
Dringlichkeitsentscheidungen entfällt. Durch ein regelmäßiges Berichtswesen
sollen die zuständigen Gremien über die Vergaben unterrichtet werden. Die
Einführung eines Berichtswesens entspricht den Empfehlungen der gpaNRW.
Ebenso befürwortet
die gpaNRW die Entscheidung der Stadt, eine Vergabemanagementsoftware für die
Abwicklung der Vergabeverfahren zu nutzen. Über diese wird ebenso das
Berichtswesen generiert.
Nach bisherigen
Erkenntnissen ist von einem langfristigen Stellenbedarf von drei
Vollzeitstellen auszugehen. Eine Stelle entfällt auf die Schaffung der
Sachgebietsleiter*in Stelle. Die Erkenntnisse ergaben sich aus interkommunalen
Gesprächen und Vergleichen.
III. Umsetzung
Eine Umsetzung ist
zeitnah geplant. Nach Einrichtung der ZVS werden die Vergabeverfahren
sukzessive über diese abgewickelt. Ebenso erfolgt die Installation einer
Vergabemanagementsoftware. Nach Ablauf eines Jahres soll insbesondere der
Personalbedarf geprüft und gegebenenfalls erweitert werden.
Die Neuregelungen
des Vergabewesens machen eine Anpassung der Zuständigkeitsordnung der
Ausschüsse des Rates der Stadt Bergkamen sowie der Hauptsatzung der Stadt
erforderlich. Ebenso sind bereits Anpassungen in den Betriebssatzungen des SEB,
EBB und BBB erfolgt.
Über die
Entwicklung wird in den zuständigen Gremien berichtet.
Bestandteile dieser Vorlage sind:
1. Das Deckblatt
2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung
Der Bürgermeister In Vertretung Ulrich Beigeordneter und Stadtkämmerer |
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Amtsleiter Roreger |
Sachbearbeiterin Stratesteffen |
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