Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss der Stadt Bergkamen nimmt die Ausführungen zu möglichen Veränderungen im Beteiligungsmanagement (BM) zur Kenntnis.

 

Sachdarstellung:

Bei dem BM handelt es sich um eine Pflichtaufgabe der Kommune. Die Selbstverwaltungsgarantie nach Artikel 28 Abs. 2 GG gibt der Kommune zum einen das Recht sich selbst zu verwalten, zum anderen auch die Pflicht dies zu tun. Daraus resultiert, dass die Kommune die Möglichkeiten haben muss, ihre Interessen auch in den eigenen Unternehmen durchzusetzen. Dafür benötigt Sie geeignete Steuerungs- und Überwachungsmöglichkeiten die sie auch zu nutzen hat. Daher muss das BM qualitativ und quantitativ angemessen besetzt und ausgestattet sein.

„Eine hinreichende Ausstattung des Beteiligungsmanagements mit den erforderlichen Ressourcen ist notwendig, um den Herausforderungen strategischer Beteiligungssteuerung gerecht werden zu können“ (Deutscher Städtetag, Beschluss vom 12.09.2017).

Wie hoch die Anforderungen an das BM sind, hängt stark vom Beteiligungsaufkommen und der Bedeutung ab.

In den meisten Kommunen (wie auch bei der Stadt Bergkamen) ist das Beteiligungswesen historisch gewachsen. Dabei hat zum einen die Anzahl an Beteiligungen im Laufe der Jahre stetig zugelegt und zum anderen auch die finanzielle Bedeutung zum städtischen Gesamthaushalt. 

 

Die gpaNRW stellt in Ihrem Bericht von 2020 Folgendes fest:

-              „Die Stadt Bergkamen verfügt über eine ausgeprägte Beteiligungsstruktur.“ (Seite 84)

 

-              „Aufgrund der vorliegenden Beteiligungsstruktur, der wirtschaftlichen Bedeutung und der aus den Beteiligungen resultierenden Auswirkungen auf den kommunalen Haushalt ergeben sich aus Sicht der gpaNRW hohe Anforderungen an das Beteiligungsmanagement der Stadt Bergkamen.“ (Seite 85)

 

-              „Die Beteiligungen der Stadt Bergkamen halten ein hohes Anlagevermögen, hohe Verbindlichkeiten und generieren hohe Erträge. Die wirtschaftliche Bedeutung der Beteiligungen für die Stadt ist demnach hoch.“ (Seite 87)

 

-              „Die Beteiligungen der Stadt Bergkamen haben damit jährlich hohe Auswirkungen auf den kommunalen Haushalt.“ (Seite 89)

 

An die Stadt Bergkamen werden folglich hohe Ansprüche an das BM gestellt. Um diesen Anforderungen auch gerecht zu werden müssen die gewachsenen Strukturen aufgebrochen  und ein modernes und zeitgemäßes Beteiligungswesen installiert werden.

 

 

 

Leitbild für ein modernes kommunales Beteiligungsmanagement:

Das Beteiligungsmanagement besteht aus drei Aufgabenbereichen: Beteiligungsverwaltung, Mandatsträgerbetreuung und die Beteiligungssteuerung.

 

1.            Die Beteiligungsverwaltung dokumentiert alle für die Kommune wichtigen Abläufe der Beteiligungen, erstellt den Beteiligungsbericht und überwacht die Einhaltung formaler Kriterien durch die Beteiligungen.

 

2.            Die Mandatsträgerbetreuung stellt sicher, dass alle Gremienvertreter die die Kommune entsendet, Zugriff auf alle nötigen Informationen haben und fachlich unterstützt und beraten werden. Dies ist nötig, damit die Mandatsträger ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausüben können.

 

3.            Zur Beteiligungssteuerung gehört die Bewertung und Steuerung der Prozesse in den Unternehmen. Demnach unterstützt die Beteiligungssteuerung bei der Beschaffung, Auswertung und Bereitstellung steuerungsrelevanter Informationen. Dabei sollen die Mitglieder der Gremien mit Informationen versorgt werden, die aus Sicht der Kommune relevant sind. Dies geschieht durch die Analyse von Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen sowie die Fertigung von Quartalsberichten oder Sonderberichten aus Abstimmungsgesprächen mit den Geschäftsführern. Eine weitere Aufgabe der Beteiligungssteuerung ist die Bewertung von Unternehmen für die Erstellung des Jahresabschlusses.

 

Derzeit werden bei der Stadt Bergkamen alle diese Aufgaben in einer anteiligen Stelle gebündelt. Die gesetzlichen Standards für das BM mit hoch bewerteten Anforderungen können so derzeit nicht vollumfänglich erfüllt werden. Es werden daher folgende Änderungen angestrebt:

 

 

1.            Einführung einer Fachsoftware

 

Derzeit besteht das Ablagesystem der Beteiligungsverwaltung aus Handakten, Lotus Notes, MS Office-Anwendungen und einer windowsbasierenden Ordnerstruktur. Daher ist es derzeit in der Mandatsträgerbetreuung nicht möglich, jeden Gremienvertreter ein individuelles Informationspaket zur Verfügung zu stellen. Auch eine Hybridlösung aus MS Office und der Stadt Bergkamen-Cloud würde hier keine zufriedenstellende Lösung bieten.

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Eine geeignete Fachsoftware könnte eine deutliche Arbeitserleichterung darstellen und würde ein entsprechendes Angebot an die Mandatsträger ermöglichen.

So könnte jedes Gremienmitglied einen individualisierten Zugang zum Beteiligungsportal bekommen, um mit allen wichtigen Informationen versorgt zu werden.

 

Auch im Bereich der Beteiligungssteuerung wäre es durch eine Softwareunterstützung möglich, ein turnusmäßiges Berichtswesen zu installieren. Kennzahlen lassen sich schnell auswerten und analysieren. Dadurch wird die Kontrollpflicht der Kommune gestärkt und es kann schnell strategisch nachgesteuert werden.

 

Aufgrund dessen wird derzeit die Anschaffung einer geeigneten Softwarelösung vorbereitet. Im nächsten Jahr könnte die Software entsprechend einsatzbereit sein.

 

 

2.            Personelle Besetzung

 

Die Aufgaben der Beteiligungsverwaltung werden bereits vollumfänglich wahrgenommen.

 

Im Bereich der Mandatsträgerbetreuung wird in diesem Jahr in Zusammenarbeit mit dem StA 30 eine Schulung für die Ratsmitglieder angeboten. Nach aktuellem Stand wird sich die Schulung auf die Rechte und Pflichten von Aufsichtsratsmitgliedern konzentrieren. Zudem wird jedem neuen Aufsichtsratsmitglied das Buch „Kommunale Aufsichtsratsmitglieder“ ausgehändigt.

Allerdings findet seitens des BM noch keine inhaltliche Beratung zu einzelnen Tagespunkten statt.

Die Aushändigung der nötigen Unterlagen zur Ausübung des Amtes erfolgt derzeit noch ausschließlich über die Gesellschaften selbst. Künftig sollte ein entsprechendes Angebot über das BM sichergestellt werden, um auch hier der Empfehlung der gpaNRW gerecht zu werden.

 

Im Bereich der Beteiligungssteuerung findet eine unterjährige Berichterstattung der wichtigsten Beteiligungen durch die jeweiligen Geschäftsführer statt. Damit wird einer Empfehlung der gpaNRW nachgekommen.

 

 

 

 

 

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung

 

Der Bürgermeister In Vertretung         Ulrich Beigeordneter und Stadtkämmerer

 

Amtsleiter         Marquardt

Sachbearbeiter         Blom