Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Bergkamen nimmt den Inhalt der überörtlichen Prüfung
der Zahlungsabwicklung der Stadt Bergkamen durch die Gemeindeprüfungsanstalt
(GPA NRW) gemäß Prüfungsbericht vom 07.08.2017 zur Kenntnis.
Sachdarstellung:
Gemäß § 105 der Gemeindeordnung
NRW (GO NRW) ist die überörtliche Prüfung als Teil der allgemeinen Aufsicht des
Landes über die Gemeinden Aufgabe der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA), die bei
der Durchführung ihrer Aufgaben unabhängig und an Weisungen nicht gebunden ist.
Zu den Aufgaben gehört es, die Kommunen des Landes NRW mit Blick auf
Rechtmäßigkeit, Sachgerechtigkeit und Wirtschaftlichkeit des
Verwaltungshandelns zu prüfen. Die Prüfung erstreckt sich unter anderem darauf,
ob die Buchführung und die Zahlungsabwicklung ordnungsgemäß durchgeführt worden
sind.
Die GPA führte in der Zeit
17.07.2017 bis 21.07.2017 eine Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Bergkamen durch. Das Ergebnis der Prüfung wurde dem Bürgermeister am
07.08.2017 zur Verfügung gestellt.
Der Prüfbericht stellt
Verbesserungspotenziale als Empfehlungen dar. Beanstandungen im Sinne des § 105
Abs. 6 GO NRW wurden von der GPA nicht festgestellt. Eine Stellungnahme der
Stadt Bergkamen ist nicht erforderlich.
Die Handlungsempfehlungen wurden
vom Fachamt mit dem Kämmerer, Herrn Marc Alexander Ulrich, sowie der Leiterin
des Rechnungsprüfungsamtes, Frau Silvia von Depka, ausgewertet.
Der Umgang mit den von der GPA
getroffenen Empfehlungen wird nachstehend erläutert.
1. Feststellung, GPA-Bericht Seite
7
Der Bestand an Handvorschüssen ist bislang nicht gesondert
im täglichen Abgleich nachgewiesen.
Handlungsbedarf:
Im Bereich der Handvorschüsse wurde sowohl für die
Wechselgelder, als auch für die Portovorschüsse ein eigener Zahlweg im
Tagesabschluss eingerichtet und die Bestände entsprechend eingebucht.
Bei der täglichen Abstimmung, die den Abgleich der
buchmäßigen Bestände der Finanzmittelkonten (Bestandskonten) mit den
Kontoständen aufgrund von Bankauszügen und den vorhandenen Zahlungsmitteln
betrifft, werden somit alle vorhandenen Zahlungsmittel im Tagesabschluss
ausgewiesen.
Die Feststellung ist insoweit erledigt.
2. Feststellung, GPA-Bericht
Seite 7
Der Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ergab einen
Unterschiedsbetrag von
69.054,81 Euro.
Handlungsbedarf:
Bei dem Unterschiedsbetrag handelt es sich um zwei Lastschriften
(Schwebeposten) in Höhe von 4.377,99 Euro und 64.676,82 Euro, die noch nicht
verbucht waren.
Schwebeposten entstehen regelmäßig, wenn Überweisungs- oder
Lastschriftdateien erstellt und zur Sparkasse übermittelt werden. Bei der
Erstellung dieser Dateien werden die betroffenen Konten in der
Buchhaltungssoftware bereits mit entsprechenden Ist-Zahlungen (Auszahlungen
bzw. Einzahlungen) bebucht. Die tatsächliche Buchung der Beträge auf dem
städtischen Girokonto wird jedoch erst
am nächsten oder ggf. übernächsten Tag im Bankauszug dokumentiert.
Für diesen Zeitraum werden die entsprechenden Beträge als Schwebeposten
in einem Kontogegenbuch geführt, d.h. die Gut- bzw. Lastschriften werden bei
der Tagesabstimmung der Finanzmittelkonten heraus- bzw. hinzugerechnet, bis sie
im Saldo des entsprechenden Girokontoauszuges tatsächlich enthalten sind.
Im vorliegenden Fall handelt es sich um zwei Lastschriftbuchungen im
Girokontoauszug zu denen die entsprechenden Aufwands-Buchungsanordnungen der
Finanzbuchhaltung noch nicht vorlagen. Diese wurden zunächst als Schwebeposten
rechnerisch bei der Tagesabstimmung berücksichtigt. Durch die zwischenzeitlich
erfolgte Verbuchung in der Finanzsoftware ist die Feststellung erledigt.
3. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 9
Die Stadt Bergkamen sollte Regeln für den Umgang mit Kleinstbeträgen
erstellen. Zudem
sollte die Stadt die bisherige Wertgrenze überdenken.
Handlungsbedarf:
Gemäß § 23 Abs. 5 der Verordnung über das Haushaltswesen der
Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (Gemeindehaushaltsverordnung NRW – GemHVO
NRW) kann die Gemeinde davon absehen, Ansprüche in geringer Höhe geltend zu
machen, es sei denn, dass die Einziehung aus wirtschaftlichen oder anderen
grundsätzlichen Erwägungen geboten ist.
Die Rechtsgrundlage für eine entsprechende Verfahrensweise
bei den Gebühren und Auslagen ergibt sich aus
§ 24 Abs. 2 der Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes
(Ausführungsverordnung VwVG – VO VwVG NRW). Hiernach kann die
Vollstreckungsbehörde von der Berechnung und Beitreibung der Gebühren und
Auslagen ganz oder teilweise absehen, wenn es sich um geringfügige Beträge
handelt oder nach Begleichung der Hauptschuld die Beitreibung der Kosten für
den Schuldner eine unbillige Härte bedeuten oder neue, nicht vertretbare Kosten
verursachen würde.
Vor dem Hintergrund der bestehenden gesetzlichen Regelungen
wurde die Regelung in einer Dienstanweisung bisher für entbehrlich erachtet.
Bezüglich der Betragshöhe besteht eine Regelung in § 13 des
Kommunalabgabengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (KAG) für nach diesem
Gesetz erhobene Abgaben (Steuern, Gebühren und Beiträge).
Der hier genannte Betrag von weniger als zehn Euro diente
bisher in der Praxis auch als Richtwert für sonstige Forderungen.
Von einer betragsmäßigen Festlegung in einer Dienstanweisung
wurde bewusst abgesehen, um den mit der Einziehung beauftragten Beschäftigten
einen Ermessensspielraum zu belassen.
Die Empfehlung der GPA wird jedoch im Rahmen der
Überarbeitung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung berücksichtigt.
4. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 9
Die Stadt Bergkamen sollte die Neuanlage, Änderung, Löschung und Prüfung
von Benutzerberechtigungen schriftlich regeln.
Handlungsbedarf:
In der Praxis sind Änderungen
bzw. Neuvergabe von Zugriffsberechtigungen in der Regel bei der Neubesetzung
einer Stelle bzw. der Neuanschaffung von Programmen erforderlich.
In allen Fällen einer
Stellenneubesetzung wird die ADV-Abteilung von den Zentralen Diensten
schriftlich durch die Kopie der Umsetzungs- bzw. Einweisungsverfügung
informiert. Im Bereich der Finanzsoftware werden hierauf alle Berechtigungen
des bisherigen Stelleninhabers gelöscht.
Eine Neuvergabe von
Zugriffsberechtigungen ist durch die
Leitung der Finanzbuchhaltung in jedem Einzelfall schriftlich zu beantragen. In
der ADV-Abteilung sind somit stets aktuell alle vergebenen Nutzerberechtigungen
schriftlich dokumentiert.
Aufgrund der GPA-Empfehlung wird
eine Regelung in der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung erfolgen.
5. Empfehlung, GPA-Bericht Seite
9
Die Stadt Bergkamen sollte die Bestimmungen zur Archivierung
und Aufbewahrung gem.
§ 58 GemHVO NRW aktualisieren.
Handlungsbedarf:
Bei den im GPA-Bericht genannten
Bestimmungen zur Archivierung und Aufbewahrung vom 13. Februar 1976 handelt es
sich um die Aktenordnung für die Stadtverwaltung Bergkamen.
In Anbetracht der im Laufe der
Jahre eingetretenen Veränderungen wird die Aktenordnung von den Zentralen
Diensten in Gänze überarbeitet.
Der für den Bereich der
Finanzbuchhaltung maßgebliche § 58 der Verordnung über das Haushaltswesen der
Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (Gemeindehaushaltsverordnung NRW – GemHVO
NRW) verpflichtet die Gemeinde, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur,
die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und
Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den
Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz geordnet und sicher aufzubewahren.
In Absatz 2 dieser Vorschrift
sind die Aufbewahrungsfristen der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz, der
Bücher und der Belege explizit geregelt. Von daher wurde bisher keine
Notwendigkeit für eine inhaltsgleiche Regelung in einer Dienstanweisung
gesehen.
Vor dem Hintergrund der
Empfehlung der GPA wird jedoch eine entsprechende Aufnahme in die
Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung erfolgen.
6. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 9
Die Stadt Bergkamen sollte das Instrument der Aufrechnung in die
Dienstanweisung aufnehmen.
Insbesondere sollten die Voraussetzungen, interne Arbeitsschritte und
Zuständigkeiten
festgelegt werden.
Handlungsbedarf:
Die Möglichkeit zur Aufrechnung von Forderungen ergibt sich
in der Praxis äußerst selten und erfolgt bisher unter Beachtung der
Vorschriften der §§ 387 ff. BGB.
Die Empfehlung der GPA zur
Regelung des Verfahrensablaufes wird im Rahmen der Überarbeitung der
Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung umgesetzt.
7. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 9
Die Stadt Bergkamen sollte die Einzahlungen automatisieren, um eine
zusätzliche Unterstützung bei der täglichen Buchungsarbeit zu erhalten.
Handlungsbedarf:
Anders als bei der bisher schon
für den Bereich der Auszahlungen genutzten elektronischen Datenübertragung
verbleibt lt. GPA-Bericht ein Anteil von ca. 32 % nicht automatisiert
einlesbarer Daten.
Durch die nach wie vor
erforderliche Verteilung der abgewiesenen Buchungen auf die zuständigen
Beschäftigten und die anschließende Zusammenführung und Tagesabstimmung wird
eine Optimierung der Arbeitsabläufe nicht zwangsläufig unterstellt. Nach
derzeitigen Erkenntnissen wird die zeitliche Einsparung bei den automatisiert
verbuchten Einzahlungen durch den Mehraufwand bei der Prüfung der nicht
einlesbaren Daten (häufiger Programmwechsel zum Datenabgleich zwischen
elektronischem Kontoauszug und der Buchhaltungssoftware) mehr als kompensiert.
Dennoch wird die technische
Entwicklung weiter beobachtet, unter anderem wird mittelfristig ein
Erfahrungsaustausch mit Kommunen angestrebt, bei denen sich die automatisierte
Einzahlungsbuchung im Einsatz befindet.
8. Empfehlung, GPA-Bericht Seite9
Die Stadt Bergkamen sollte die Regeln zu Mahnsperren schriftlich
fixieren. Darin sollten
auch die Höchstdauer der Mahnsperren und das
weitere Verfahren geregelt sein.
Handlungsbedarf:
Die bisherige Verfahrensweise
zur Verwendung von Mahnsperren erfolgt analog der Vorschrift des § 5 Abs. 2 des
Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW),
welcher die Vereinbarung von Teilzahlungen regelt.
Mahnsperren werden unter anderem
immer dann genutzt, wenn Teilzahlungsvereinbarungen getroffen werden, um in diesen
Fällen das automatisierte Mahn- und Vollstreckungsverfahren zu unterbrechen.
Die Regelung des § 5 Abs. 2 VwVG
NRW begrenzt die Höchstdauer der Teilzahlungsvereinbarung auf einen Zeitraum
von zwölf Monaten, wobei hiermit indirekt auch die Höchstdauer der Mahnsperren
festgelegt wird, da Mahnsperren nach Erledigung der Zahlungsverpflichtung
keinen Sinn mehr ergeben.
Vor dem Hintergrund der
Empfehlung der GPA wird eine entsprechende Aufnahme von Verfahrensregelungen zu
Mahnsperren in die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung erfolgen.
9. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 10
Die Stadt Bergkamen sollte Regeln zur wirtschaftlichen Betreibung von
Vollstreckungsforderungen schriftlich festlegen.
Handlungsbedarf:
Die Empfehlung der GPA wird im
Rahmen der Überarbeitung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung
berücksichtigt.
10. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 10
Die Stadt sollte die Voraussetzungen für Teilzahlungsvereinbarungen in
der Dienstanweisung schriftlich regeln.
Handlungsbedarf:
Die Notwendigkeit der Regelung
in einer Dienstanweisung wurde bisher nicht gesehen, da die gesetzlichen
Vorgaben für ausreichend erachtet wurden.
§ 5 Abs. 2 VWVG NRW regelt als
Voraussetzung für Teilzeitvereinbarungen die Vermögensermittlung mit dem Ergebnis,
dass der Schuldner die Forderung nicht in einer Summe begleichen kann.
Weiterhin wird der Zeitraum der
Teilzahlungsvereinbarung auf zwölf Monate begrenzt, woraus sich automatisch die
Mindesthöhe einer monatlichen Rate von einem zwölftel der Schuldsumme ergibt.
Anlässlich der Empfehlung der
GPA wird die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung jedoch um Regelungen zu
Teilzahlungsvereinbarungen ergänzt.
11. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 11
Die Vollstreckung der Stadt Bergkamen sollte die Vermögensauskunft und
die Eintragung
ins Schuldnerverzeichnis selbst vornehmen. Hierfür muss die Stadt die
technischen Voraussetzungen schaffen und die Mitarbeiter schulen.
Handlungsbedarf:
§ 5 a VwVG NRW beinhaltet ein
Optionsrecht, wonach die Kommunen entscheiden können, ob sie die
Vermögensauskunft selbst abnehmen oder den Gerichtsvollzieher beim Amtsgericht
damit beauftragen.
Die Stadt Bergkamen beauftragt
mit dem Verfahren zur Abnahme der Vermögensauskunft nach den §§ 802a bis 802l
der Zivilprozessordnung derzeit den Vollstreckungsbeamten der Justizverwaltung.
Die Auffassung der GPA, für die
Selbstabnahme sei keine wesentliche Mehrarbeit zu erwarten, wird hier nicht
geteilt. Vor dem Hintergrund der örtlichen personellen Gegebenheiten sollte
jegliche Mehrarbeit vermieden werden, insbesondere wenn hierzu ein Wahlrecht
besteht.
Im Vergleich zu den von der
Finanzbuchhaltung als Vollstreckungsbehörde vorzunehmenden sonstigen
Vollstreckungshandlungen ist die Abnahme der Vermögensauskunft erheblich
zeitintensiver, insbesondere im Rahmen der Erstellung des
Vermögensverzeichnisses mit Schuldnerbelehrung und Prüfung aller vorgelegten
Unterlagen.
Weiterhin kommt es des Öfteren
vor, dass Schuldner dem Termin zur Abgabe der Vermögensauskunft unentschuldigt
fernbleiben oder die Abgabe der Vermögensauskunft ohne Grund verweigern. In
diesen Fällen erlässt das Gericht auf Antrag des Gläubigers zur Erzwingung der
Abgabe einen Haftbefehl.
Die Verhaftung wiederum hat
gemäß § 802 g ZPO ausschließlich durch einen Gerichtsvollzieher des
Amtsgerichtes zu erfolgen, wodurch der Gerichtsvollzieher letztendlich doch im
Verfahren beteiligt wird.
Die Anordnung der Eintragung des
Vollstreckungsschuldners in das Schuldnerverzeichnis hat in jedem Fall durch
die Vollstreckungsbehörde nach § 284 der Abgabenordnung zu erfolgen.
Durch ein Zusatzmodul zu der
bestehenden Vollstreckungssoftware ist die elektronische Eintragung in das
Schuldnerverzeichnis möglich. Die Beschaffung dieses Moduls wurde bereits
veranlasst.
12. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 11
Die Stadt Bergkamen sollte die Aussetzung der Vollziehung, deren
Voraussetzungen und interne Zuständigkeiten in die Dienstanweisung aufnehmen.
Handlungsbedarf:
Die Empfehlung der GPA wird im
Rahmen der Überarbeitung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung
berücksichtigt
13. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 11
Für das Bearbeiten von Insolvenzverfahren sollte Bergkamen Zuständigkeiten,
Bearbeitungsstandards und eine Wertgrenze für die Beteiligung an
Insolvenzverfahren schriftlich definieren.
Handlungsbedarf:
Vor dem Hintergrund der
Empfehlung der GPA wird eine entsprechende Aufnahme von Zuständigkeiten,
Bearbeitungsstandards und eine entsprechende Wertgrenze in die Dienstanweisung
für die Finanzbuchhaltung erfolgen.
14. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 11
Die Stadt Bergkamen sollte die Forderungsbewertung schriftlich regeln.
Hierbei sind Zuständigkeiten, Fallkonstellationen und Wertgrenzen für die
verschiedenen Einstufungen (einwandfrei, zweifelhaft oder uneinbringlich)
festzulegen. Dies sorgt für ein einheitliches Verwaltungshandeln nach dem
Prinzip der Stetigkeit.
Handlungsbedarf:
Die Empfehlung der GPA wird im
Rahmen der Überarbeitung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung
berücksichtigt
15. Empfehlung, GPA-Bericht Seite 12
Die Stadt Bergkamen sollte Kennzahlen erarbeiten und ein Berichtswesen
aufbauen. Ziel ist
hierbei die Effizienz und Effektivität in Zahlungsabwicklung und
Vollstreckung transparent zu
machen.
Handlungsbedarf:
Mit der Erarbeitung von
Kennzahlen zur Zielerreichung wurde bereits begonnen. Diese sollen um die
seitens der GPA empfohlenen Kennzahlen ergänzt und in ein entsprechendes
Berichtswesen integriert werden.
Kennzahlenvergleich – GPA-Bericht ab Seite 13
Eine Vergleichbarkeit von
Kennzahlenwerten erfordert regelmäßig
die Berücksichtigung örtlicher Gegebenheiten. Die Effizienz der
Vollstreckung ist hierbei auch abhängig von der wirtschaftlichen
Leistungsfähigkeit der Schuldnerinnen und Schuldner. Im GPA-Bericht wird
diesbezüglich deutlich zum Ausdruck gebracht, dass die Stadt Bergkamen im interkommunalen
Vergleich sowohl durch die SGB II-Quote, als auch durch die Kaufkraft je
Einwohner belastet wird.
Vor dem Hintergrund der strukturellen
Rahmenbedingungen der Stadt Bergkamen ist auch der Personaleinsatz in Relation
zur Zielerreichung anders zu werten als in strukturell besser aufgestellten
Kommunen.
Dennoch werden alle im
GPA-Bericht aufgeführten Kennzahlen kritisch hinterfragt und
Optimierungsmöglichkeiten umgesetzt.
Bestandteile dieser Vorlage
sind:
1. Das Deckblatt
2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung
3. 1. Anlage
|
Der Bürgermeister In Vertretung Ulrich Beigeordneter und Stadtkämmerer |
|
|
Amtsleiter Marquardt |
Sachbearbeiter Teise |
|