Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Bergkamen beschließt die in der Sachdarstellung vorgeschlagene Vorgehensweise zur Einführung eines freiwilligen papierlosen Sitzungsdienstes.

Sachdarstellung:

Allgemeines

Das Ratsinformationssystem der Stadt Bergkamen ermöglicht den Mitgliedern des Rates und der Ausschüsse sowie interessierten Bürgerinnen und Bürgern, sich über die Tätigkeit des Rates der Stadt Bergkamen und der Ausschüsse zu informieren. Auf der Internetseite der Stadt Bergkamen können die Tagesordnungen, Vorlagen und Niederschriften des Rates sowie der Ausschüsse ab September 2003 abgerufen werden. Es wird unterschieden zwischen dem Zugang für Bürgerinnen und Bürger und dem Zugang für Mandatsträger, da für Bürgerinnen und Bürgern aufgrund gesetzlicher Vorgaben lediglich der öffentliche Teil zur Verfügung gestellt werden darf.

Seit dem Erlass der Geschäftsordnung der Stadt Bergkamen für den Rat und die Ausschüsse nach der Kommunalwahl 2009 war es auf freiwilliger Basis möglich, auf die Zusendung schriftlicher Dokumente zu verzichten. Stadtverordnete, die dieses entsprechend erklärten, nutzen zu den Sitzungen dann eigene Hardware (Laptops, Netbooks, Tablets), um die Sitzungsdokumente elektronisch zur Verfügung zu haben.

Inzwischen ist die Technik in diesem Bereich so weit fortgeschritten, dass sogenannte Apps die papierlose Sitzungsarbeit erheblich erleichtern. Aus diesem Grund wurde den Mitgliedern des Rates der Stadt Bergkamen in einer Präsentation am 23.10.2014 die Sitzungsdienst-App „Mandatos“ vorgestellt, die aufgebaut ist wie das seit Jahren bekannte Ratsinformationssystem. Die Vorteile bei der Nutzung der App auf einem Tablet (z.B. iPad) im Vergleich zum bisherigen Ratsinformationssystem können wie folgt festgehalten werden:

Automatische Synchronisation

Mandatos synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente auf dem Tablet.

Offline-Fähigkeit

Alle abgerufenen Daten und Dokumente werden zentral in einem gesicherten, geschützten und verschlüsselten Verzeichnis des Tablets gespeichert. Ohne Internetverbindung kann dann offline recherchiert und auf die Sitzung vorbereitet werden.

Kommentierungsfunktion

Dokumente können mit elektronischen Kommentaren und Notizen versehen werden. Wichtige Passagen können markiert und hervorgehoben werden.

Volltextrecherche

Durch die Verwendung der lokalen Recherche lassen sich alle Dokumente auch volltextbasiert schnell finden.

Versionsverwaltung von Dokumenten

Durch die integrierte Versionsverwaltung ist jederzeit leicht erkennbar, ob ein Dokument bereits lokal vorhanden ist oder online verfügbar ist. Unterschiedliche Versionsstände von Dokumenten werden automatisch sicher abgelegt, gekennzeichnet und in der Recherche übersichtlich angeboten.

Mandantenfähigkeit

Die Mandantenfähigkeit ermöglicht den parallelen Betrieb mehrerer Ratsinformationssysteme in einer Anwendung. So können Mitglieder des Kreistages, die bereits diese Anwendung nutzen, ihre kommunalpolitische Tätigkeit in einer einzigen Lösung wahrnehmen.

Weitere Vorgehensweise

Von Seiten der Verwaltung wird nun vorgeschlagen, ab Januar 2015 mit der Einführung eines freiwilligen papierlosen Sitzungsdienstes zu beginnen.

Aufgrund der guten Erfahrungen in anderen Kommunen soll die iPad App „Mandatos 2“ angeschafft werden. Diese wird den Stadtverordneten kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Hardware zur Nutzung dieser App wird von den Stadtverordneten privat beschafft (z.B. iPad Air), da diese das Endgerät dann sowohl für die Gremienarbeit aber auch privat (Internet, E-Mail, Fotos, E-Book) nutzen können.

Der Support der EDV der Stadtverwaltung bezieht sich lediglich auf die App. Für das Endgerät an sich ist der Eigentümer verantwortlich. Hierdurch muss kein zusätzliches Personal seitens der EDV bereitgestellt werden. In Anerkennung der Nutzung des Endgerätes für die Gremiumsarbeit erhalten die Stadtverordneten einmalig einen Zuschuss von 200,- Euro für die laufende Wahlperiode. Stadtverordnete erhalten diesen Zuschuss, wenn sie den Verzicht auf Zusendung von Papierdokumenten bis zur Mitte der Wahlperiode erklären.

Aus steuerlichen Gründen wird der einmalige Zuschuss zum Ende des Jahres auf den jährlichen Bescheinigungen zusätzlich zur erhaltenen Aufwandsentschädigung ausgewiesen.

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung