Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Bergkamen nimmt die Vorlage und Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Sachdarstellung:

Mit dem von der Bundesdruckerei GmbH in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) entwickelten Bürgerkoffer können Verwaltungsdienstleistungen an verschiedenen Standorten außerhalb des Rathauses (z.B. Stadtmuseum, Büros Marina Rünthe, Schulen) zu vorher festgelegten Terminzeiten angeboten werden. Eine andere Möglichkeit für den kostenlosen Einsatz des Bürgerkoffers ist der Hausbesuch. Nach vorheriger Terminvereinbarung kommt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Bürgerbüros zu kranken, behinderten oder pflegebedürftigen Menschen direkt nach Hause oder in ein Alten- und Pflegeheim. Ein persönlicher Besuch im Bürgerbüro ist zur Bearbeitung eines Anliegens dann oft nicht mehr notwendig. Der Bürgerkoffer ermöglicht somit eine mobile, ortsungebundene Bearbeitung bestimmter Anliegen.

Mit dem Bürgerkoffer, der von der Bundesdruckerei GmbH gegen ein einmaliges Nutzungsentgelt in Höhe von 1.500 € (netto) zzgl. MwSt. zur Verfügung gestellt wird, erreicht die Verwaltung insbesondere ältere mobilitätseingeschränkte Bürgerinnen und Bürger, Menschen mit Behinderungen oder körperlichen Beeinträchtigungen, für die der Weg in das Rathaus oftmals beschwerlich und zeitintensiv oder nicht mehr möglich ist. Ein privater Hausbesuch soll nur im Ausnahmefall bei entsprechender Notwendigkeit und unter Berücksichtigung des Mitarbeiterschutzes erfolgen.

Vor Ort erhalten die Bürgerinnen und Bürger Auskünfte und Informationen zu verschiedenen Anliegen, sie werden beraten, erhalten Antragsformulare, können Anträge mit den notwendigen Anlagen einreichen oder Unterlagen entgegennehmen. Wenn eine abschließende Bearbeitung des Anliegens nicht möglich ist, kann direkt ein weiterer Termin vereinbart werden.

Der mobile Koffer kann für verschiedene Bürgeranliegen genutzt werden, z.B. für die Ausstellung von Melde- oder Lebensbescheinigungen, für die An- und Abmeldung von Hunden, die Beantragung von Führungszeugnissen und insbesondere für die Beantragung von Ausweisdokumenten. Hierzu ist der Bürgerkoffer mit folgenden Komponenten ausgestattet: Notebook, Flachbett-Scanner, Ink-Jet-Drucker, Unterschriftenpad, LTE-Router, Änderungsterminal, Webcam und Transport Trolley.

Hervorzuheben ist, dass der Bürgerkoffer in der neuesten Version 2.1 auch einen Fingerabdruckscanner enthält, um die Vorgaben der Verordnung (EU) 2019/1157, die seit 02.08.2021 anwendbar ist, umzusetzen. Ziel der Verordnung ist es die Sicherheit der von den Mitgliedstaaten der Europäischen Union ausgegebenen Personalausweise und Aufenthaltsdokumente für Unionsbürger und ihren Drittstaatsfamilienangehörigen angesichts bekannt gewordener Fälschungsfälle dieser Dokumente zu erhöhen. Hierzu sieht die Verordnung u.a. vor Fingerabdrücke verpflichtend aufzunehmen.

Der Bürgerkoffer 2.1 wird von der Bundesdruckerei GmbH ohne Software ausgestattet und enthält im Auslieferungszustand lediglich eine Windows 10-Lizenz. Die entsprechende Fachverfahrenssoftware muss daher von der Stadtverwaltung zusammen mit dem Fachverfahrenshersteller aufgespielt werden. Eine Verbindung zum Melde-, Pass- und Personalausweisregister kann über den Bürgerkoffer zum einen über eine kabelgebundene LAN-Verbindung oder über LTE aufgebaut werden. Hierfür ist die notwendige SIM-Karte von der Stadtverwaltung eigenständig zu beschaffen. Im Rahmen der Gebrauchsüberlassung übernimmt die Bundesdruckerei GmbH den Support bei Hardware-Problemen und leistet ggf. Ersatz bei Fehlfunktionen und Ausfällen. Der Koffer bleibt insoweit Eigentum der Bundesdruckerei GmbH.

Der Bürgerkoffer 2.1 sollte den Melde-, Pass- und Personalausweisbehörden ab dem Frühjahr 2021 über den eShop der Bundesdruckerei GmbH angeboten werden. Aufgrund der o.g. Verpflichtung zur Abgabe der Fingerabdrücke bei Personalausweisen bemüht sich das Bürgerbüro (StA 33/34) bereits seit Mai 2021 um die Anschaffung des Bürgerkoffers. Wegen  erheblicher Lieferschwierigkeiten einzelner Komponenten konnte der Bürgerkoffer im Jahr 2021 jedoch nicht mehr von der Bundesdruckerei GmbH zur Verfügung gestellt werden.

Im Dezember 2021 hat die Bundesdruckerei GmbH mitgeteilt, dass eine erste begrenzte Menge an Bürgerkoffern den Kommunen angeboten werden kann. Dementsprechend hat das Bürgerbüro (StA 33/34) im Januar 2022 eine entsprechende Bestellung in Auftrag gegeben. Eine Auslieferung ist allerdings noch nicht erfolgt. Vielmehr hat die Bundesdruckerei GmbH in einer Rückmeldung vom 25.04.2022 zum Auftragsstatus Folgendes mitgeteilt: „Zum Bürgerkoffer können wir aktuell noch keine Aussage treffen, zu wann dieser lieferfähig sein wird. Es kommt aufgrund der hohen Nachfrage zu sehr langen Lieferzeiten, wir arbeiten an einer Lösung.“

Da das "mobile Bürgerbüro" als zusätzliche Dienstleistung vorrangig für benachteiligte Personen (ältere, mobilitätseingeschränkte, oft pflegebedürftige, kranke und behinderte Personen) angeboten werden soll, wird derzeit die rechtskonforme Gebührenfreiheit für diese außer Haus stattfindende Serviceleistung geprüft.

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung

3. 1 Anlage