Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt Bergkamen nimmt die beabsichtigte Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zur Kenntnis.

 

Sachdarstellung:

 

Die Verwaltung plant die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle (ZVS) für die effiziente und rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren nach nationalem und europäischem Vergaberecht.

 

Aufgrund der in den vergangenen Jahren deutlich veränderten vergaberechtlichen Vorgaben, insbesondere der Pflicht zur elektronischen Abwicklung der Vergabeverfahren, besteht die dringende Notwendigkeit das vergaberechtliche Fachwissen innerhalb der Stadtverwaltung zu bündeln. Durch eine zentrale und einheitliche Abwicklung eines formalen Vergabeverfahrens wird ebenso dem Grundsatz der Korruptionsprävention Rechnung getragen. Gem. § 19 Abs. 1 Korruptionsbekämpfungsgesetz sind die Leiterinnen und Leiter der öffentlichen Stellen verpflichtet, dem Grad der jeweils gegebenen Korruptionsgefährdung entsprechende Maßnahmen zur Prävention zu treffen. 

 

Sowohl die grundsätzliche Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen  (gpaNRW) als auch die Erfahrungen vieler Kommunen verdeutlichen, dass eine ZVS, die unabhängig von den jeweiligen Bedarfsstellen organisiert ist, am besten geeignet ist die Ziele der rechtssicheren Verfahrensführung und Korruptionsprävention zu erreichen.

 

I. Ausgangspunkt und Ziel

 

Die Vergabeverfahren sind derzeit bei der Stadt Bergkamen überwiegend dezentral organisiert. Die Fachämter führen entsprechend des festgestellten Bedarfs die Vergabeverfahren autark durch. Im Bereich der Bauverwaltung werden die Vergabeverfahren partiell gebündelt. Diese Organisationsform birgt Risiken, wird zunehmend ineffizienter und wird durch die Verpflichtung zur elektronischen Abwicklung der Verfahren zunehmend aufwändiger.

 

Es fehlt an einer Stelle, an welcher alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Zu unterscheiden sind die vergaberechtlichen von den „fachlichen“ Fragestellungen. Die vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig von dem sachlich/ fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Durch die dezentrale Organisation und zunehmende Komplexität des Vergabewesens kann eine einheitliche Anwendung der relevanten vergaberechtlichen Vorschriften nicht gewährleistet werden.

Angesichts der wirtschaftlichen Auswirkungen ist dem Vergaberecht und den Vergabeprozessen ein bedeutender Stellenwert beizumessen. Das Vergaberecht sollte allgemein als besonderes Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Rückwirkungen ergeben sich insbesondere auch für Fördermittelverfahren.

 

Im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Stadt Bergkamen durch die gpaNRW erfolgte bereits in den vergangenen Jahren eine Empfehlung zur Verbesserung des Vergabewesens und der Korruptionsprävention durch Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle. Auch in dem Bericht für das Jahr 2020 findet sich die Empfehlung zur Einrichtung einer ZVS zur Anpassung des Verfahrens. Der Bericht enthält ebenso die bereits konkret gefassten Zielvorstellungen über die Einrichtung der ZVS. 

Im interkommunalen Vergleich ist eine ZVS mittlerweile zum Standard moderner Verwaltungsorganisation geworden.

 

Angestrebtes Ziel ist daher die Einrichtung einer ZVS. Bei der Betrachtung des angesteuerten Ziels sollen die Rechtmäßigkeit der Verfahren, der Schutz der Mitarbeiter, der Schutz der Kommune vor finanziellen Schäden und eine optimale Organisation und Steuerung der Abläufe im Vordergrund stehen. Bei Vergabeverfahren handelt es sich um streng formale Verfahren. Ein rechtmäßiges sowie rechtssicheres Handeln ist zu gewährleisten. Formale Verfahren bedürfen einer einheitlichen Abwicklung. Insbesondere der Dokumentation kommt ein erheblicher Stellenwert zu. Rechtliche Problematiken werden zentral gebündelt und bearbeitet. Die Einrichtung einer ZVS führt zu einer Funktions- und Aufgabentrennung in der Verwaltungsarbeit, operative und strategische Elemente werden getrennt. Ein wirksames Mittel zur Korruptionsprävention ist die grundsätzliche Trennung von Planung und Vergabe öffentlicher Aufträge. Eine solche Trennung ist allein durch eine zentrale Organisation des öffentlichen Auftragswesens möglich.

Das Vergaberecht zeichnet sich immer mehr durch vielfältige Dokumentationspflichten aus, hinzukommen die Pflichten zur Erfassung statistischer Daten.

Die übergeordneten Ziele einer ZVS umfassen insbesondere:

• eine vollständige und medienbruchfreie Abwicklung des Vergabeprozesses

• die Rechtssicherheit im Vergabeverfahren

• eine Qualitätssicherung und Qualitätssteigerung durch Definition und Einhaltung von    einheitlichen Standards

• die Korruptionsprävention und den Schutz der einzelnen Mitarbeiter.

Um diese Ziele zu erreichen oder zu stärken, ist eine Zentralisierung des Vergabewesens erforderlich. Daran knüpft die Notwendigkeit einer Softwarelösung zur medienbruchfreien Abwicklung des Vergabeverfahrens an. Mit diesen Umstrukturierungen werden die Empfehlungen der gpaNRW umgesetzt.

 

II. Ablauf und Organisation

Mit Beschluss vom 28.04.2020 stimmte der Verwaltungsvorstand, auf Vorschlag des Dezernat III, der Einrichtung einer ZVS als neues Sachgebiet im Stadtamt 30 – Rechtsamt zu. Der Beschlussfassung ging eine Konzeptvorstellung voran.

 

Im Rahmen einer Dienstanweisung sind der Ablauf des Verfahrens und die Zuständigkeiten der Fachbereiche und der ZVS zu regeln. Insbesondere sind die Wertgrenzen zur Durchführung der einzelnen Verfahrensarten festzulegen.

 

Durch die Zentralisierung der Vergabeverfahren ist eine Gremienbeteiligung nicht mehr möglich. Ohnehin konnte bereits jetzt eine rechtmäßige Zuschlagserteilung nicht durch ein kommunales Gremium verhindert werden, ohne eine persönliche Haftung der ehrenamtlichen Rats- und Ausschussmitglieder zu riskieren.

 

Das Erfordernis von Dringlichkeitsentscheidungen entfällt. Durch ein regelmäßiges Berichtswesen sollen die zuständigen Gremien über die Vergaben unterrichtet werden. Die Einführung eines Berichtswesens entspricht den Empfehlungen der gpaNRW.

 

Ebenso befürwortet die gpaNRW die Entscheidung der Stadt, eine Vergabemanagementsoftware für die Abwicklung der Vergabeverfahren zu nutzen. Über diese wird ebenso das Berichtswesen generiert.

 

Nach bisherigen Erkenntnissen ist von einem langfristigen Stellenbedarf von drei Vollzeitstellen auszugehen. Eine Stelle entfällt auf die Schaffung der Sachgebietsleiter*in Stelle. Die Erkenntnisse ergaben sich aus interkommunalen Gesprächen und Vergleichen.

 

 

 

III. Umsetzung

 

Eine Umsetzung ist zeitnah geplant. Nach Einrichtung der ZVS werden die Vergabeverfahren sukzessive über diese abgewickelt. Ebenso erfolgt die Installation einer Vergabemanagementsoftware. Nach Ablauf eines Jahres soll insbesondere der Personalbedarf geprüft und gegebenenfalls erweitert werden.

Die Neuregelungen des Vergabewesens machen eine Anpassung der Zuständigkeitsordnung der Ausschüsse des Rates der Stadt Bergkamen sowie der Hauptsatzung der Stadt erforderlich. Ebenso sind bereits Anpassungen in den Betriebssatzungen des SEB, EBB und BBB erfolgt.

 

Über die Entwicklung wird in den zuständigen Gremien berichtet.

 

 

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung

 

Der Bürgermeister In Vertretung         Ulrich Beigeordneter und Stadtkämmerer

 

Amtsleiter         Roreger

Sachbearbeiterin         Stratesteffen