Beschlussvorschlag:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss des Rates der Stadt Bergkamen nimmt die Vorlage Drucksache Nr. 11/0369 zur Kenntnis.

 

Sachdarstellung:

 

Der Haupt- und Finanzausschuss als Nachfolger des ehemaligen Ausschusses für Personal und Kommunikationstechnologie erhält jährlich einen Überblick über die aktuelle Personalsituation bei der Stadt Bergkamen.

 

Ziel dieser Personalanalyse ist die Darstellung des zukünftigen Personalbedarfs, der in der Regel durch die Einstellung von Auszubildenden aufgefangen werden kann.

 

Um eine Tendenz für die Folgejahre erkennen zu können, werden die Jahre bis 2020 dargestellt.

 

 

Personalanalyse

 

1.                  Beschäftigtenstruktur der Stadtverwaltung

 

Zum Stichtag 30.06.2015 waren 97,88 % der Stellen besetzt. Anhand dieser „Stellenbesetzungsquote“ kann einerseits erkannt werden, dass sich die Stellenbewirtschaftung im Rahmen des genehmigten Stellenplanes bewegt. Andererseits zeigt die Quote aber auch, dass kontinuierlich Stellen nicht besetzt sind. Dies ist durch die besonderen Sparbemühungen der Stadt Bergkamen begründet, da laufend geprüft wird, ob eine Stellenbesetzung tatsächlich erforderlich ist.

 

 

2.            Personalwirtschaftliche Einsparungsmaßnahmen

 

Mit Verweis auf das Haushaltssicherungskonzept der Stadt Bergkamen werden folgende personalwirtschaftliche Maßnahmen zur Reduzierung der Personalkosten berücksichtigt:

 

Wiederbesetzungssperre:

Frei werdende Stellen werden im Regelfall für die Dauer von mind. 3 und max. 12 Monaten vorübergehend nicht besetzt.

 

Stelleneinsparung / Stellenumwandlung:

Vor einer Wiederbesetzung wird geprüft, ob die Stelle überhaupt noch notwendig ist oder in eine solche mit niedrigerer Besoldungs- bzw. Tarifgruppe umgewandelt werden kann. Im Stellenplan werden diese Stellen mit einem „ku-Vermerk“ (ku = künftig umzuwandeln) oder einem „kw-Vermerk“ (kw = künftig wegfallend) versehen.

 

Vorrang für interne Stellenbesetzungen:

Vor einer Neueinstellung wird geprüft, ob eine Besetzung durch hausinterne Umsetzung, ggf. nach entsprechenden Fortbildungs- / Qualifizierungsmaßnahmen, erfolgen kann.

 

Teilzeitbeschäftigung:

In Einzelfällen werden durch Arbeitsumverteilung Teilzeitanträge von vollzeitbeschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genehmigt.

 

Im Rahmen des Stellenplans werden Vollzeit-Stellen, die nicht zu 100% besetzt waren, in Teilzeitstellen umgewandelt, wenn die Praxis gezeigt hat, dass die Aufgabenerledigung keine Vollzeit-Stelle erfordert. Dadurch soll langfristig ein reduziertes Stellenvolumen gesichert werden.

 

Wartezeiten vor Beförderungen / Höhergruppierungen:

Gemäß § 11 Abs. 4 der Laufbahnverordnung NRW dürfen Beamte vor Feststellung der Eignung für einen höherbewerteten Dienstposten nicht befördert werden. Diese gesetzliche „Erprobungszeit“ dauert in Laufbahnen

 

des mittleren Dienstes drei Monate,

des gehobenen Dienstes sechs Monate,

des höheren Dienstes neun Monate.

 

Im Tarifbereich werden entsprechend der TVöD-Regelung die höherwertigen Aufgaben anfangs zur Erprobung übertragen. Hierbei wird zunächst nur eine Zulage gezahlt (mittlerer Dienst: 3 Monate / gehobener und höherer Dienst: 6 Monate).

Die Höhergruppierung wird erst nach positivem Eignungsurteil des Fachamtes ausgesprochen.

 

 

3.            Ausbildungssituation

 

Um die Leistungsfähigkeit der Verwaltung auf Dauer zu gewährleisten, ist es erforderlich, kontinuierlich in die Ausbildung von Nachwuchskräften zu investieren. Die Stadt Bergkamen ist sich dieser Verantwortung bewusst und hat in den letzten Jahren einer Vielzahl von Jugendlichen einen Ausbildungsplatz zur Verfügung gestellt.

 

Die Ausbildungen erfolgen zum größten Teil in den typischen Verwaltungsberufen sowohl im Beamten- als auch im Beschäftigtenbereich (ehemals „Angestellte“). Auch im handwerklichen Bereich (ehemals „Arbeiter“) kommt die Stadt Bergkamen ihrer Ausbildungsverpflichtung nach.

 

Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung werden die Nachwuchskräfte in der Regel in ein Beamten- bzw. Beschäftigungsverhältnis übernommen. Eine Übernahmegarantie wird jedoch nicht gegeben.

 

In Berufen, die den Jugendlichen auch die Möglichkeit eröffnen, einen Arbeitsplatz außerhalb der Stadt Bergkamen zu erhalten, bildet die Stadt derzeit auch über den eigenen Bedarf aus.

 

 

            Auszubildende bei der Stadt Bergkamen (Stichtag: 01.09.2015)

 

            Beamtinnen und Beamte =     1

Bereich ehem. Angestellte =     1

Bereich ehem. Arbeiterinnen und Arbeiter =     3

insgesamt =   5

 

 

Diese Auszubildenden teilen sich auf folgende Ausbildungsbereiche auf:

 

Ausbildungsbereich	Anzahl der Azubis	Ende der Ausbildungs-zeit	Gesamtzahl in den einzelnen Ausbildungs-berufen
Beamtenlaufbahn des gehobenen Dienstes (Bachelor of Laws)	1	31.08.2016	1
Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste	1	31.07.2017	1
Gärtnerinnen bzw. Gärtner Fachrichtung: Garten- und Landschaftsbau	1 2	31.07.2017 31.07.2018	3
insgesamt:	5		5

Darüber hinaus wird das übliche Ausbildungsangebot noch ergänzt durch Jahrespraktika in den sozialen und erzieherischen Berufen. Hier werden jedes Jahr noch zusätzlich 9 Ausbildungsplätze angeboten (3 Erzieherinnen bzw. Erzieher im Anerkennungsjahr, sowie 6 Vorpraktikantinnen bzw. –praktikanten im erzieherischen Bereich und Fachoberschulpraktikantinnen bzw. –praktikanten).

 

Damit umfasst das gesamte aktuelle Ausbildungsangebot der Stadt Bergkamen insgesamt 14 Ausbildungsstellen.

 

Außerdem werden über das gesamte Jahr verteilt in den verschiedensten Fachämtern - zusätzlich zu den vorhandenen Auszubildenden - Schülerpraktikanten betreut. Im abgeschlossenen Jahr 2014 erhielten z.B. 93 Praktikantinnen und Praktikanten die Möglichkeit, Einblicke in diverse Berufsbilder der Stadtverwaltung Bergkamen zu nehmen.

Hinzu kommt ferner das Angebot von 8 Plätzen im Bereich des Bundesfreiwilligendienstes.

 

 

4.            Berücksichtigte Faktoren bei der Personalbedarfsplanung für die Jahre 2016 bis 2020

 

Stellenplan

Die folgenden Personalberechnungen werden auf der Grundlage des zurzeit gültigen

Stellenplanes für die Jahre 2014/2015 erstellt.

 

Altersstrukturanalyse und Fluktuation

Für die Abstimmung mit zukünftigen Aufgabenstrukturen sind personalwirtschaftliche Hintergrundinformationen wie Altersstrukturanalysen und Fluktuationsprognosen erforderlich.

 

Daher werden die individuellen Daten aller städt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z.B. Alter, Geschlecht, Arbeitszeitvolumen), sowie die Informationen zur Organisationseinheit, Berufsgruppe und Funktion, jährlich betrachtet und ausgewertet. Dies bildet die Grundlage für ein mittel- bis langfristiges Ausbildungskonzept, insbesondere vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung.

 

Jährlich wird der Ausbildungsbedarf in Hinblick auf frei werdende Stellen, die es nach zu besetzen gilt, überprüft.

 

Neben der Regelaltersgrenze werden auch die persönlichen Lebensplanungen der Beschäftigten mit einbezogen. In persönlichen Gesprächen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (spätestens vor Vollendung des 60. Lebensjahres), werden die individuellen Vorstellungen über den Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Dienst unverbindlich abgefragt. Die geäußerten Absichten werden jährlich aktualisiert. So entsteht eine über die reine Betrachtung der Regelaltersgrenze hinausgehende, individuell angepasste Übersicht der Beschäftigten, die altersbedingt aus dem Dienst ausscheiden werden.

 

Die frühzeitige Abfrage der individuellen Rentenabsichten der einzelnen Beschäftigten führt zu einer großen Planungssicherheit im Hinblick auf die altersbedingten Personalausfälle. So können diese bei den Personalplanungen für die nächsten Jahre mit hoher Sicherheit kompensiert werden.

 

Seitens der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA) wurde die hier praktizierte Altersstruktur- und Fluktuationsanalyse, welche auch die Qualifikationen berücksichtigt, als „gute Basis für strategische Entscheidungen der künftigen Aufgabenausrichtung“ bewertet.

 

 

Altersteilzeit
Wegen des Ausscheidens aus dem Erwerbsleben ist im Rahmen dieser Sachdarstellung auch auf eine Möglichkeit eines früheren Ausscheidens hinzuweisen. Es handelt sich hierbei um die Altersteilzeitregelung, die im öffentlichen Dienst sowohl den Tarifbereich (Angestellte und Arbeiter) als auch den Beamtenbereich umfasst. Die im wesentlichen identischen Altersteilzeitregelungen sehen als Kernstück vor, dass diese sowohl als echtes Teilzeitmodell mit Verringerung auf die Hälfte der wöchentlichen Arbeitszeit gewährt werden kann, aber auch als Blockmodell. Das Blockmodell bedeutet, dass die bzw. der Beschäftigte bis zum Beginn des Ruhestandes die zu erbringende Dienstleistung zunächst vollständig vorab leistet (Arbeits- und Vorleistungsphase) und nach der Hälfte dieser Zeit voll vom Dienst freigestellt wird (Freistellungsphase).

 

Das Blockmodell führt somit zu einem tatsächlich früheren Ausscheiden aus dem Arbeitsleben, wobei die Beschäftigten bei Antragstellung sich entscheiden müssen, ob sie mit Erreichen der normalen Altersgrenze oder schon mit Erreichen der sogenannten (früheren) versicherungsrechtlichen Antragsaltersgrenze ausscheiden wollen.

Da die gesamte Altersteilzeitregelung zu einer nicht unerheblichen Verminderung der monatlichen Netto-Dienstbezüge führt und hierbei sicherlich die individuellen Verhältnisse des Einzelnen eine große Rolle spielen, kann eine Prognose über mögliche Inanspruchnahmen schwer gestellt werden. Zurzeit befinden sich 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Altersteilzeit bzw. haben bereits eine Altersteilzeitvereinbarung unterschrieben. Es handelt sich hierbei um 4 Beamte und 12 tariflich Beschäftigte (11 ehem. Angestellte sowie 1 ehem. Arbeiter).

Da eine prognostische Einbeziehung aus den vorgenannten Gründen zu ungewiss ist, werden in den folgenden Berechnungen lediglich die Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter erfasst, denen Altersteilzeit bereits gewährt worden ist.

 

 

Jobcenter des Kreises Unna

Die Berechnung des aktuellen Personalbedarfs erfolgt auch unter Berücksichtigung des Stellenplanes des Jobcenters (ehem. ARGE).

In der Vergangenheit sind die städt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich und nachhaltig aus dem Jobcenter abgezogen worden und/oder wurden vom Kreis Unna übernommen.

So wurden z.B. im Jahr 2006 noch 28 städt. Beschäftigte im Bereich der Leistungsgewährung nach dem Sozialgesetzbuch II (Hartz IV) eingesetzt. Derzeit ist nur noch ein Mitarbeiter der Stadt Bergkamen für den Einsatz im Jobcenter an den Kreis Unna abgeordnet.

 

Eine Abordnung von städt. Personal an den Kreis Unna ist über den 31.12.2015 hinaus nicht beabsichtigt. Tendenziell zeichnet sich ab, dass auch der letzte noch verbliebene, für den Einsatz im Jobcenter an den Kreis Unna abgeordnete Mitarbeiter der Stadt Bergkamen, zum 01.01.2016 zum Kreis Unna wechseln wird.

 

 

5.            Stellenbesetzungen im allgemeinen Verwaltungsbereich

 

5.1            Bereich gehobener / höherer Dienst bzw. vergleichbare Beschäftigtenstellen

 

Die Stellen, die bis einschließlich 2018 frei werden, werden mit bereits eingestellten Nachwuchskräften besetzt.

 

Für das Jahr 2019 sieht die Personalplanung nach heutigem Kenntnisstand keinen tatsächlichen Bedarf im gehobenen Dienst vor. Dies ist jedoch von verschiedenen Faktoren, wie z.B. der Rückkehr von Beschäftigten aus dem unbezahlten Urlaub, abhängig. Da dies von der Willensbildung der Beschäftigten abhängig ist, birgt eine solche Planung erfahrungsgemäß ein großes Risiko.

Dieses Risiko kann jedoch aufgrund von vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit vergleichbaren Qualifikationen (Angestelltenlehrgang II), die bislang noch nicht im Bereich des gehobenen Dienstes eingesetzt sind, aufgefangen werden.

Daher beabsichtigt die Verwaltung, im Jahr 2016 im Bereich des gehobenen Dienstes nicht auszubilden.

 

Im Jahr 2020 kann nach derzeitigem Stand eine Stelle im gehobenen Dienst mit einer Nachwuchskraft im gehobenen Dienst oder einem/r vergleichbaren tariflich Beschäftigten besetzt werden.

 

Daher wird zum jetzigen Zeitpunkt tendenziell davon ausgegangen, dass im Jahr 2017 ein Ausbildungsplatz im gehobenen Dienst angeboten werden kann.

 

 

Ausbildungsbedarf „gehobener Dienst“

Ausbildungsdauer	Anzahl	Einstellungsjahr
01.09.2016 bis 31.08.2019	0	2016
01.09.2017 bis 31.08.2020	1	2017

 

 

 

5.2            Bereich mittlerer Dienst bzw. vergleichbare Beschäftigtenstellen

Auch hier werden die Stellen, die bis einschließlich 2018 frei werden, mit bereits eingestellten Nachwuchskräften besetzt.

 

Für das Jahr 2019 zeigt die Personalplanung nach heutigem Kenntnisstand auch hier keinen tatsächlichen Bedarf auf. Wie unter Punkt 5.1 bereits erwähnt, ist dies jedoch von verschiedenen Faktoren, wie z.B. der Rückkehr von Beschäftigten aus dem unbezahlten Urlaub, abhängig. Da dies von der Willensbildung der Beschäftigten abhängig ist, birgt eine solche Planung erfahrungsgemäß ein großes Risiko.

Dieses Risiko kann jedoch aufgrund von vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit vergleichbaren Qualifikationen (Angestelltenlehrgang I), die bislang noch nicht entsprechende Tätigkeiten übertragen bekommen haben, aufgefangen werden.

Daher beabsichtigt die Verwaltung, im Jahr 2016 im Bereich des mittleren Dienstes nicht auszubilden.

 

Im Jahr 2020 wird nach derzeitigem Stand ebenfalls keine Nachwuchskraft im mittleren Dienst benötigt. Daher wird zum jetzigen Zeitpunkt davon ausgegangen, dass auch im Jahr 2017 kein Ausbildungsplatz im mittleren Dienst angeboten werden kann.

 

            Ausbildungsbedarf „Verwaltungsfachangestellte/r“

 

Ausbildungsdauer	Anzahl	Einstellungsjahr
01.08.2016 – 31.07.2019	0	2016
01.08.2017 – 31.07.2020	0	2017

 

 

 

6.      Beschäftigungsbereich „Baubetriebshof“

            Sofern eine Wiederbesetzung der frei werdenden Stellen erfolgen soll und sich die Auszubildenden während der Ausbildung entsprechend bewährt haben, wird eine vorrangige Nachbesetzung mit eigenen Nachwuchskräften angestrebt.

           

            Auch hier werden daher, die in den kommenden Jahren in diesem Bereich frei werdenden Stellen, voraussichtlich mit bereits eingestellten Nachwuchskräften besetzt.

 

            „Gärtner/-in Fachrichtung Garten- und Landschaftsbau“

 

            Da mehr Auszubildende ihre Ausbildung beenden werden, als frei werdende Stellen zur Verfügung stehen, bedarf es aus personalplanerischer Sicht keiner Einstellung von weiteren Auszubildenden für den Beruf „Gärtner“ in den Jahren 2016 und 2017.
Vor dem Hintergrund des allgemeinen Mangels an Ausbildungsplätzen und durchaus vorhandenen Vermittlungschancen auf dem freien Arbeitsmarkt, beabsichtigt die Stadt Bergkamen jedoch, in 2016 in diesem Bereich über Bedarf auszubilden.

 

            Daher sollen auch im nächsten Jahr zwei Auszubildende eingestellt werden. Der Einsatz erfolgt im Bereich „Garten- und Landschaftsbau“. Bereits bei Abschluss des Ausbildungsvertrages wird darauf hingewiesen, dass nach Beendigung der Ausbildung nicht mit einer Übernahme gerechnet werden kann.

 

Ausbildungsdauer	Anzahl	Einstellungsjahr
01.08.2016 – 31.07.2019	2	2016
01.08.2017 – 31.07.2020	0	2017

 

In der Vergangenheit hat sich jedoch gezeigt, dass es insbesondere bei den handwerklichen Berufen nicht genügend geeignete ausbildungswillige Bewerberinnen und Bewerber gibt.

So sind im vergangenen Jahr im Kreis Unna rd. 300 freie Ausbildungsstellen für Handwerksberufe mangels geeigneter ausbildungswilliger Bewerberinnen und Bewerber unbesetzt geblieben.

 

Seitens der Verwaltung wird darauf hingewiesen, dass die Besetzung dieser Ausbildungsstellen nur dann erfolgen soll, wenn aus dem Bewerberauswahlverfahren (Einstellungstest und Vorstellungsgespräch) auch geeignete Bewerberinnen und Bewerber hervorgehen.

 

 

7.      Sonstige Bereiche

a) Ausbildung zur Erzieherin / zum Erzieher

Wie bereits unter Punkt 3 erwähnt, werden seitens der Stadt Bergkamen jährlich drei Erzieherinnen und Erzieher im Anerkennungsjahr (jeweils eine pro städt. Kindertagesstätte) beschäftigt. Diese Anerkennungspraktika stellen den finalen Praxisblock der langjährigen Ausbildung zur Erzieherin bzw. zum Erzieher dar.

Dem vorangestellt nehmen viele angehende Erzieherinnen und Erzieher den Einstieg über die besonderen Bildungsgänge der Berufsfachschulen (2-jährig, davon 1 Jahr mit integriertem Fachpraktikum). Hierfür stellt die Stadt Bergkamen jährlich 6 Praktikumsplätze in den städt. Kindertageseinrichtungen zur Verfügung.

b) Ausbildung zur/zum FAMI

In der hiesigen Stadtbibliothek wird derzeit ein Auszubildender zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (FAMI) ausgebildet. Aufgrund der Größe der hiesigen Stadtbibliothek, sowie der vorhandenen Anzahl von zur Ausbildung berechtigtem Fachpersonal ist hiermit die Höchstgrenze der zulässigen Ausbildungsverhältnisse erreicht, sodass derzeit keine weiteren Ausbildungsverhältnisse in diesem Bereich eingegangen werden können.

c) Duales Studium „Soziale Arbeit“ (Bachelor of Arts)

Die Hochschule Hamm bietet einen neu konzipierten, praxisorientierten dualen Studiengang der sozialen Arbeit an. Sie hat zum Wintersemester 2015 mit dem Angebot des dualen Studiengangs „Soziale Arbeit“ begonnen. Nach Angaben der Hochschule Hamm und ersten Erfahrungsberichten besticht dieser Studiengang durch eine in besonderem Maß praxisorientierte Studienstruktur.

 

Für diesen Studiengang schließt die Verwaltung sowohl eine Kooperationsvereinbarung mit der Hochschule, als auch einen Ausbildungsvertrag mit einem bzw. einer Auszubildenden ab.

Da in den nächsten Jahren im Bereich der sozialen Arbeit aufgrund der dort vorherrschenden Altersstruktur definitiv Personalbedarf bei der Stadt Bergkamen entstehen wird, ist beabsichtigt, zur Deckung dieses Bedarfes im Bereich der „sozialen Arbeit“ auch eigene Nachwuchskräfte auszubilden und zu fördern.

Hierfür soll eine entsprechende Kooperation mit der Hochschule Hamm eingegangen werden, um zum 01.08.2016 einen entsprechenden Ausbildungsplatz anbieten zu können.

 

Da diesbezüglich bislang keine nennenswerte Erfahrungswerte vorhanden sind (Beginn des Studiengangs erst 2015), soll während der Dauer der Ausbildung bzw. des Studiengangs (3 Jahre) durch ständigen und intensiven Austausch mit dem/der Auszubildenden die Qualität der Ausbildung überprüft und mit den hiesigen Ansprüchen abgeglichen werden.

 

Zudem soll bei der Einstellung keine Übernahmegarantie gegeben werden. Vor einer weiteren Anmeldung bei der Hochschule Hamm soll zunächst der Verlauf bzw. der Ablauf des Studiums im Einstellungsjahr 2016 abgewartet und die eigenen mit dem Studiengang gemachten Erfahrungen ausgewertet werden.

 

Ausbildungsdauer	Anzahl	Einstellungsjahr
01.08.2016 – 31.07.2019	1	2016
01.08.2017 – 31.07.2020	0	2017

8.      Einstellung von Auszubildenden - Zusammenfassung

 

Aufgrund der o. g. Darstellung beabsichtigt die Stadt Bergkamen in folgenden Bereichen Auszubildende einzustellen, bzw. Praktikumsplätze im Rahmen einer Berufsausbildung zur Verfügung zu stellen:

 

 

zum	Anzahl	Beruf / Bereich
01.08.2016	2	Gärtnerin bzw. Gärtner in der Fachrichtung: Garten- und Landschaftsbau
01.08.2016	1	Studienplatz duales Studium „Soziale Arbeit“ (Bachelor of Arts)
01.08.2016	3	Plätze für Erzieherinnen und Erzieher im Anerkennungsjahr in städt. Kindertagesstätten
01.08.2016	6	Plätze für Vorpraktika und FOS-Praktika in städt. Kindertagesstätten
individuell in 2016	8	Plätze für Bundesfreiwilligendienst
Gesamt:	20

 

 

 

Zum	Anzahl	Beruf / Bereich
01.08.2017	3	Plätze für Erzieherinnen und Erzieher im Anerkennungsjahr in städt. Kindertagesstätten
01.08.2017	6	Plätze für Vorpraktika und FOS-Praktika in städt. Kindertagesstätten
01.09.2017	1	Bachelor of Laws (gehobener Dienst)
individuell in 2017	8	Plätze für Bundesfreiwilligendienst
Gesamt:	18

 

 

 

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Der Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung

 

Der Bürgermeister         Schäfer

 

Amtsleiter         Hartl

Sachbearbeiter         Hampel