Betreff
Abschluss von öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen über die Einführung und den Betrieb der IT-Fachverfahren "Elektronisches Personenstandswesen (ePR)" und "AutiSta"
Vorlage
10/0409
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt Bergkamen beauftragt die Verwaltung, 

  1. die Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Einführung und den Betrieb des IT-Fachverfahrens  „Automation im Standesamt (AutiSta)“ und
  2. die Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Einführung und den Betrieb des IT-Fachverfahrens „Elektronisches Personenstandswesen (ePR)“

mit der Stadt Dortmund gemäß § 1 des Gesetzes über die Organisation der automatisierten Datenverarbeitung in Nordrhein-Westfalen (ADV-Organisationsgesetz – ADVG NRW) und des § 1 i.V.m. den §§ 23 ff. des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GKG) abzuschließen.

Sachdarstellung:

 

A.             Problem und Ziel

 

Elektronische Registerführung

 

Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Reform des Personenstands (PStRG) vom 19.02.2007 – veröffentlicht im BGBl. Nr. 5/2007, S. 122 ff. – die elektronische Registerführung eingeführt.

 

Spätestens zum 01.01.2014 hat jedes deutsche Standesamt seine Personenstandsregister ausschließlich in elektronischer Form zu führen und die Beurkundungen elektronisch vorzunehmen. Seit dem 01.01.2009 befinden sich die deutschen Standesämter in einer Übergangszeit, in der eine papierbezogene Beurkundung noch zulässig ist.

 

Die elektronische Registerführung soll die Grundlage für einen effizienteren Datenaustausch mit anderen Verwaltungsbereichen schaffen. Der derzeit noch überwiegend papiergebundene Mitteilungsverkehr der Standesämter untereinander und mit anderen Behörden – etwa 10 Millionen Fälle p.a. – wird durch die elektronische Übertragung von Datensätzen erheblich optimiert.

 

Die elektronische Registerführung soll weiterhin dem Bürger bei der Beschaffung von Personenstandsurkunden kürzere Wege und weniger Aufwand bieten. So soll es ermöglicht werden, dass nicht mehr nur das Standesamt, welches den Personenstandseintrag führt, eine Urkunde ausstellen kann, sondern auch ein anderes Standesamt – meist das Wohnsitzstandesamt -. Voraussetzung hierfür ist zwingend, dass sowohl das registerführende als auch das ausstellende Standesamt über die entsprechende Technik verfügt.

 

Das Innenministerium des Landes NRW macht in seinem Erlass, Aktenzeichen 14-38.01.01-1.1.1 vom 03.03.2010 deutlich, dass die Landesregierung von der gem. § 74 Abs. 1 Nr. 3 des Personenstandsgesetzes (PStG) bestehenden Ermächtigung ein zentrales elektronisches Personenstandsregister (ePR) einzurichten, keinen Gebrauch gemacht hat.

 

Die Einrichtung eines ePR ist somit dezentrale Aufgabe der die Standesämter tragenden Kommunen. Auch wenn den Kommunen diese Aufgabe auferlegt worden ist, ist nicht jede einzelne Kommune verpflichtet alle Maßnahmen organisatorischer und technischer Art einschließlich Investitionen allein und ausschließlich für ihren Zuständigkeitsbereich zu ergreifen bzw. zu leisten. Das Innenministerium NRW befürwortet die Möglichkeiten der kommunalen Zusammenarbeit oder der Inanspruchnahme von Rechenzentren („hosting“).

 

Weiter spricht sich das Innenministerium NRW für eine zügige Einführung der elektronischen Registerführung aus – insbesondere um das og. Ziel der Mitteilungsoptimierung und des Bürgerservices zu erreichen.

 

Der Gesetzgeber hat mit der Einführung der elektronischen Registerführung auf der einen Seite die Grundlage für die vorstehenden Optimierungen im Verwaltungsbereich und im Bürgerservice geschaffen, jedoch wird billigend in Kauf genommen, dass die elektronische Registerführung zusätzliche Kosten für die Kommunen bedeuten, die durch diese zu finanzieren sind (siehe auch „C. – Finanzielle Auswirkungen“)


 

B.            Lösung

 

B 1             Abschluss öffentlich-rechtlicher Vereinbarungen zur Einführung und zum Betrieb eines ePR sowie des IT-Fachverfahrens Autista

 

Die Stadt Bergkamen ist dem Angebot der Stadt Dortmund gefolgt, an Projekttreffen zur möglichen öffentlich-rechtlichen Zusammenarbeit teilzunehmen. Weitere teilnehmende Kommunen sind derzeit:

 

·               Witten

·               Unna

·               Lünen

·               Bochum

·               Hattingen

·               Herdecke

·               GKD Recklinghausen (Zweckverband Gemeinsame Kommunale Datenzentrale)

Die öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen zwischen der Stadt Dortmund und dem GKD Recklinghausen und der Stadt Witten wurden bereits geschlossen.

 

Neben der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Einführung und Betrieb des IT-Fachverfahrens ePR besteht auch die Absicht für die Einführung und den Betrieb des im Standesamt eingesetzten IT-Fachverfahrens Autista eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung abzuschließen.

 

Autista ist ein Fachverfahren, mit dem Beurkundungen vorbereitet, Niederschriften, Erklärungen, Bescheinigungen oder Urkunden erstellt werden. Es handelt sich hierbei um ein Arbeitsmittel, welches kumulativ zum IT-Fachverfahren ePR benötigt wird. Das IT-Fachverfahren ePR ist das eigentliche Beurkundungsmittel.

 

Derzeit wird das IT-Fachverfahren durch die Stadt Bergkamen selbst verwaltet. Durch die Betreuung beider Komponenten – ePR und Autista – aus einer Hand ist die Kontrolle über das gesamte Verfahren gewährleistet (z. B. Releasewechsel, technische Updates etc.). Darüber hinaus bekommt der Autista-Server eine immer größere Bedeutung, wenn er z. B. als Kommunikationsserver für den Datentausch über XPersonenstand genutzt wird.

 

Für das IT-Fachverfahren Autista fällt derzeit und auch zukünftig eine Lizenzgebühr in Höhe von 3.000 € p.a. an, die direkt an den Hersteller zu zahlen ist. In den stattgefunden Projekttreffen wurde die Zahlung der Lizenzgebühr bereits thematisiert. Ggf. kann zukünftig die Stadt Dortmund für alle Kommunen, mit denen eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung getroffen wird, als alleiniger Ansprechpartner für die notwendigen Lizenzen gegenüber dem Hersteller auftreten und so einen finanziellen Vorteil für alle Kommunen erzielen.

 

Die Standesamtsaufsicht – Kreis Unna – war seit Beginn der ersten Überlegungen zur Einführung eines ePR beteiligt. So erfolgte bereits am 15.06.2009 eine vom Kreis Unna organisierte Veranstaltung, bei der das Angebot der ekom 21 vorgestellt worden ist. Auf Grund des Erlasses den IM NRW vom 03.03.2010 wurde die Standesamtsaufsicht per e-Mail vom 09.03.2010 über den aktuellen Stand (Teilnahme an den Projekttreffen und beabsichtigter Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Dortmund) informiert.


 

 

Die Bezirksregierung Arnsberg wurde von Seiten der Stadt Dortmund bereits über die Projektarbeit informiert. Dort wurde das Projekt positiv aufgenommen.

 

Der Rat der Stadt Dortmund hat in seiner Sitzung am 24.05.2010 das Dortmunder Systemhaus (als IT-Abteilung der Stadt Dortmund) ermächtigt, öffentlich-rechtliche Vereinbarungen mit Kommunen für den Einsatz eines ePR und Autista zu schließen.

 

Nachdem der Rat der Stadt Bergkamen den Beschluss zum Abschluss der in Rede stehenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen getroffen hat, wird die Bezirksregierung Arnsberg gemäß §24 Abs. 2 GkG NRW um Genehmigung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen ersucht.

 

Neben dem Angebot der Stadt Dortmund zum Abschluss öffentlich-rechtlicher Vereinbarungen liegen der Stadt Bergkamen weitere Angebote von öffentlich-rechtlichen und privaten IT-Dienstleistern vor.

 

Eine Auswertung der Angebote hat ergeben, dass der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen das wirtschaftlichste Angebot darstellt. Insbesondere der hoch sensible Umgang der personenbezogenen Daten der standesamtlichen Praxis sowie die Tatsache, dass diese Daten dauerhaft verwahrt und vorliegen müssen, ist bei der Stadt Dortmund ohne weiteres zu bejahen. Darüber hinaus ist festzuhalten, dass zwischen der Stadt Dortmund und der Stadt Bergkamen bereits die entsprechend notwendige Datenleitung existiert.

 

 

C.            Finanzielle Auswirkungen

 

Die mit dem Betrieb des ePR und des notwendigen Fachverfahren Autista anfallenden Kosten sind durch die Kommunen zu tragen.

 

Bei einer Laufzeit der öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen von 5 Jahren fallen insgesamt rd. 62.500 € an.

 

Diese Kosten verteilen sich wie folgt:

 

Einführungsjahr:                    21.700 €

Folgejahre:                  je            10.200 €          p.a.

 

 

D.            Weitere Auswirkungen

 

Vermutet man mit der elektronischen Registerführung bzw. mit dessen Einführung eine sofortige Arbeitserleichterung und Optimierung des Bürgerservices, so liegt man für die nächsten Jahre zunächst falsch.

 

Die Einführung der elektronischen Registerführung bedingt zunächst einen Arbeitsmehraufwand anstelle einer Arbeitserleichterung, da die Übergangsbeurkundungen (seit dem 01.01.2009) elektronisch nacherfasst und die derzeitige „Papierversion“ der Beurkundung zu den Sammelakten genommen werden müssen.

 

Um dem Bürger kürzere Wege und weniger Aufwand bei der Urkundenbeschaffung zu bieten (siehe „A. Problem und Ziel“), ist es notwendig, dass die Altregister (Personenstandsbücher bis zum 31.12.2008) zügig nacherfasst werden. Diese Nacherfassung (inkl. Protokollierung etc.) muss von den Standesbeamten zusätzlich zu den laufenden Beurkundungen und standesamtlichen Tätigkeiten erbracht werden.

Kostendarstellung:

Kosten:

 

 11.500

Produkt-/Sachkonto:              01.11.06.5431-09  Aufwendungen für Software

 

 

 

 

Folgekosten pro Jahr:                                                                                     10.200

 

Mittelverfügbarkeit:        

Deckungsvorschlag:

     

 

Anfrage Korruptionsregister gem. § 8 Korruptionsbekämpfungsgesetz negativ

entfällt

 

 

Bestandteile dieser Vorlage sind:

1. Das Deckblatt

2. Die Sachdarstellung und der Beschlussvorschlag

3. 2 Anlagen

 

Der Bürgermeister

 

 

 

 

Schäfer

 

 

Amtsleiter

 

 

 

 

Turk

Sachbearbeiter

 

 

 

 

von Depka

Amtsleiterin Bürgerbüro

 

 

 

 

Busch     

Sichtvermerk StA 30

 

 

 

 

Roreger